En general, para tener derecho a la deducción por el trabajo desde casa, debe cumplir uno de estos criterios:
Uso exclusivo y habitual: Debe utilizar una parte de su casa, apartamento, condominio, casa móvil, barco o estructura similar para su negocio de forma habitual. Esto incluye también las estructuras de su propiedad, como un estudio independiente, un granero, un invernadero o un garaje. No incluye ninguna parte de la propiedad del contribuyente utilizada exclusivamente como hotel, motel, posada o negocio similar.
Domicilio social: La oficina de su casa debe ser el lugar principal de su negocio o un lugar donde se reúna regularmente con clientes. Algunas excepciones a esta regla son las guarderías y los almacenes.
AHORA, Si eres un empleado que trabaja a distancia en lugar de un propietario de negocio, desafortunadamente no calificas para la deducción de impuestos de oficina en casa (sin embargo, algunos estados permiten esta deducción de impuestos para los empleados). Antes de la Tax Cuts and Job Act (TCJA) aprobada en 2017, los empleados podían deducir los gastos empresariales no reembolsados de los empleados, incluida la deducción por oficina en casa. Sin embargo, para los ejercicios fiscales de 2018 a 2025, se han eliminado estas deducciones por gastos empresariales de los empleados.
¿Qué es el «uso exclusivo»?
El mayor obstáculo para tener derecho a estas deducciones es que debe utilizar una parte de su vivienda de forma exclusiva y habitual para su negocio.
La ley es clara y Hacienda se toma en serio el requisito de uso exclusivo. Supongamos que destina una habitación de su casa a su negocio a tiempo completo y trabaja en ella diez horas al día, siete días a la semana. Si deja que sus hijos utilicen el despacho para hacer los deberes, incumple el requisito de uso exclusivo y pierde la posibilidad de deducir por la oficina en casa.
La regla del uso exclusivo no significa:
Tienes prohibido hacer una llamada personal desde el despacho.
Tienes que salir corriendo cada vez que un familiar necesite un momento de tu tiempo.
Aunque los auditores del IRS pueden ser más o menos estrictos en este punto, algunos asesores dicen que se cumple el espíritu de la prueba de uso exclusivo siempre que las actividades personales no invadan el despacho en casa más de lo que lo harían en un edificio de oficinas. La oficina también puede ser una sección de una habitación, y usted puede demostrar que las actividades personales están excluidas de la sección de negocios.
¿Qué se entiende por «uso regular»?
No existe una definición concreta de uso habitual. Evidentemente, si utiliza una habitación vacía sólo de vez en cuando y su uso es accesorio para su negocio, no superaría esta prueba. Sin embargo, si trabaja en su despacho unas cuantas horas al día, es posible que lo supere. Esta prueba se aplica a los hechos y circunstancias de cada caso que el IRS impugna.
¿Qué significa «centro de actividad principal»?
Además de superar las pruebas de uso exclusivo y habitual, su despacho en casa debe ser el lugar principal de la empresa o un lugar de reunión habitual con clientes.
Si su oficina en casa está en una estructura separada, no adosada -un garaje independiente convertido en oficina, por ejemplo-, no tiene que cumplir los requisitos de lugar principal de negocio o de trato con clientes. Siempre que supere las pruebas de uso exclusivo y habitual, puede optar a la deducción por vivienda habitual.
¿Y si su empresa sólo tiene una oficina en casa, pero usted realiza la mayor parte de su trabajo en otro lugar?
Recuerde que el requisito es que su despacho en casa sea su centro de actividad principal, no su lugar de trabajo principal. Siempre que utilice el despacho en casa para realizar sus tareas administrativas o de gestión y no haga un uso sustancial de ningún otro lugar fijo para realizar esas tareas, puede pasar esta prueba.
Si es empleado de otra empresa pero también tiene su propio negocio a tiempo parcial en su casa, puede superar esta prueba aunque pase mucho más tiempo en la oficina donde trabaja como empleado.
Esta norma facilita mucho la deducción del trabajo desde casa a las personas que realizan la mayor parte de sus actividades lucrativas en otro lugar (por ejemplo, vendedores externos o comerciantes).
¿Qué se considera empresa?
Como en el caso de la prueba de uso habitual, la calificación de empresa depende de los hechos y las circunstancias. Cuanto más importantes sean las actividades, en términos de tiempo y esfuerzo invertidos y de ingresos generados, más probabilidades tendrá de superar la prueba.
Ganar dinero con sus esfuerzos es un requisito previo, pero a efectos de esta desgravación fiscal, el beneficio por sí solo no es necesariamente suficiente. Si, por ejemplo, utilizas tu despacho exclusivamente para ocuparte de tu cartera de inversiones personales, no puedes reclamar deducciones por despacho en casa porque tus actividades como inversor no pueden considerarse un negocio.
Los contribuyentes que utilizan una oficina en casa exclusivamente para administrar propiedades de alquiler pueden calificar para el estatus fiscal de oficina en casa, pero como administradores de propiedades en lugar de inversores.
¿Qué ocurre si tengo una guardería o un almacén?
La prueba de uso exclusivo no se aplica si utiliza parte de su casa para:
Prestar servicios de guardería a niños, personas mayores o discapacitados. Por ejemplo, si cuida a niños en su casa entre las 7.00 y las 18.00 horas, puede utilizar esa parte de la casa para actividades personales el resto del tiempo y seguir reclamando deducciones empresariales. Para poder acogerse a la desgravación fiscal, su negocio de cuidados a domicilio debe cumplir todos los requisitos estatales y locales aplicables en materia de licencias.
Almacene muestras de productos o inventario que venda en su negocio. Supongamos que su negocio en casa es la venta al por menor de productos de limpieza del hogar y que utiliza regularmente la mitad de su sótano para almacenar el inventario. Utilizar ocasionalmente esa parte del sótano para guardar objetos personales no anularía la deducción por oficina en casa. Para poder acogerse a esta excepción, su vivienda debe ser la sede principal de su negocio.
¿Cómo calculo la deducción fiscal por despacho en casa?
Las deducciones fiscales por el uso del despacho en casa se basan en el porcentaje de la vivienda dedicado al negocio o en un cálculo simplificado de los metros cuadrados.
La forma más exacta de calcular el porcentaje de su casa dedicado al negocio es medir los metros cuadrados dedicados al despacho en casa como porcentaje de la superficie total de su vivienda. Si la oficina mide 150 pies cuadrados, por ejemplo, y la superficie total de la casa es de 1.200 pies cuadrados, tu porcentaje de negocio sería del 12,5%.
Se aplican normas especiales si tiene derecho a la deducción por el despacho en casa en virtud de la excepción de guardería a la prueba de uso exclusivo.
Su porcentaje de uso profesional debe reducirse porque el espacio está disponible para uso personal parte del tiempo.
Para ello, compare el número de horas de funcionamiento de la guardería, incluido el tiempo de preparación y limpieza, con el número total de horas del año (8.760).
EJEMPLO:
Supongamos que utiliza el 40% de su casa para una guardería que funciona 12 horas al día, cinco días a la semana durante 50 semanas al año.
12 horas x 5 días x 50 semanas = 3.000 horas al año.
3.000 horas ÷ 8.760 horas totales al año = 0,34 (34%) de las horas disponibles.
34% de las horas disponibles x 40% de la vivienda utilizada para el negocio = 13,6% de porcentaje de amortización del negocio.
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