ChatGPT puede actuar como tu asistente personal de inteligencia artificial, generando borradores que suenan profesionales, tanto si necesitas una presentación en frío a clientes potenciales como si necesitas respuestas repetitivas fuera de la oficina. Todo comienza con el «mensaje»: las instrucciones que le das a ChatGPT. Cuando elabores un mensaje, actúa como un periodista y ten en cuenta las Ws: Quién, Qué, Dónde, Cuándo, Por qué y Cómo. Especifique el formato (por ejemplo, una plantilla frente a un mensaje único), el tono, la audiencia, el momento, los detalles clave que debe incluir y por qué está escribiendo en primer lugar. El contexto en el mensaje ayuda a ChatGPT a cumplir sus objetivos. Por suerte, ChatGPT es una herramienta de conversación, por lo que puedes entablar un diálogo de ida y vuelta para asegurarte de que el borrador del correo electrónico cumple tus expectativas.
Las mayores ventajas de utilizar ChatGPT para estas tareas son el ahorro de tiempo y energía. Al delegar las tareas tediosas en ChatGPT -como los primeros borradores, la investigación y la gestión de la bandeja de entrada- puedes centrarte más en las tareas que sólo tú puedes hacer: mejorar el tono de un correo electrónico o establecer una conexión personal con el destinatario.
A continuación te mostramos algunas formas de utilizar ChatGPT para los correos electrónicos de las pequeñas empresas.
1. Cree filtros de correo electrónico.
Chat GPT puede ayudarte a configurar filtros de correo electrónico y centrarte en los mensajes esenciales que llegan a tu bandeja de entrada. Para las pequeñas empresas, esto significa ahorrar tiempo, aumentar la productividad y mejorar la capacidad de respuesta, algo crucial para seguir siendo competitivas. Chat GPT puede guiarle a través del proceso. Con una simple pregunta como: «¿Cómo configurar un filtro de Gmail para que elimine automáticamente los correos electrónicos con el asunto “Oferta de spam”?». Chat GPT generará una guía paso a paso para plataformas como Gmail, Outlook, Apple Mail y Thunderbird.
2. Revisar el borrador de la estructura del correo electrónico.
Para crear correos electrónicos impactantes que alcancen sus objetivos, utilice la siguiente fórmula: Empieza con la acción que quieres que realice el destinatario, continúa con el contexto de por qué necesitas esa acción y termina haciéndole saber que estás disponible para cualquier pregunta.
ChatGPT puede ayudarle a maximizar la eficacia de sus correos electrónicos revisando su estructura y ofreciéndole consejos para mejorarlos. Por ejemplo, puedes compartir la fórmula anterior con ChatGPT, pegar tu correo electrónico en la conversación y preguntar si el correo electrónico refleja la estructura. Un correo electrónico bien estructurado ahorra tiempo tanto al remitente como al destinatario. También puede mejorar el compromiso del cliente, generar confianza y aumentar las tasas de respuesta, todo lo cual puede tener un impacto positivo en su pequeña empresa.
3. Corrige los correos electrónicos con un peine de dientes finos
ChatGPT puede revisar rápidamente los correos electrónicos en busca de erratas, errores gramaticales y claridad, asegurándose de que estén pulidos antes de pulsar enviar. ¿Por qué es importante? Incluso el correo electrónico mejor estructurado y más atractivo pierde su impacto si se cuela una errata tonta. Errores aparentemente menores pueden acabar dañando tu credibilidad y minando la confianza en tu empresa.
Utilizar ChatGPT es sencillo: copie el borrador de su correo electrónico en la herramienta, pídale que lo revise en busca de errores y realice los ajustes necesarios. Esta pequeña inversión de tiempo puede ahorrarle disgustos y fortalecer la reputación de su pequeña empresa.
4. Redactar correos electrónicos promocionales
A los propietarios de pequeñas empresas les lleva tiempo conseguir listas de suscriptores de correo electrónico, pero son una parte esencial de cualquier estrategia de marketing. ChatGPT puede ayudarte a aprovechar esos contactos de clientes y clientes potenciales que tanto te ha costado conseguir redactando correos electrónicos para promocionar nuevos productos y ofertas.
Pongamos por caso que tiene una venta navideña. Puede utilizar ChatGPT para crear un mensaje atractivo utilizando las mejores prácticas de marketing por correo electrónico. Sólo tienes que proporcionar los detalles esenciales, especificar el tono que buscas, añadir cualquier especificación de estructura y proporcionar cualquier contexto adicional para refinar el correo electrónico para satisfacer tus necesidades.
5. Crear plantillas para responder a las preguntas más frecuentes
ChatGPT puede generar borradores de plantillas, dejándote más tiempo para centrarte en perfeccionar el mensaje. Empieza por hacer una lista de los tipos de correo electrónico y las preguntas que se reciben con frecuencia. Agrupa toda la lista en categorías y, a continuación, toca ChatGPT para que te ayude a preparar un borrador de plantilla para cada categoría. Edita los borradores según sea necesario y guarda las plantillas en tu programa de correo electrónico con etiquetas fáciles de reconocer. Cada vez que reciba una consulta que coincida con una categoría, actualice la información del destinatario en la plantilla y envíe el correo electrónico. Puede que te sorprenda el tiempo que ahorras, liberándote para pensar en cuestiones de más alto nivel, como la estrategia empresarial y el crecimiento.
¿Cuáles son algunas “Prompts” de ChatGPT para pequeñas empresas?
El uso eficaz de ChatGPT comienza con la pregunta. Contar con plantillas de correo electrónico de ChatGPT para las preguntas más frecuentes puede permitirle centrarse en cuestiones más generales: ¿cuáles son los puntos débiles actuales de la empresa? ¿Hay algo que la empresa pueda hacer para resolver algunos de esos puntos débiles y evitar que los clientes tengan que hacer esas preguntas?
Para redactar plantillas de correo electrónico, puede utilizar la siguiente pregunta:
«Me gustaría que redactaras una plantilla de correo electrónico que pueda utilizar para responder a los clientes que preguntan sobre [tema específico de las FAQ]. El mensaje debe ser [inserta el tono: amistoso, profesional, informal, etc.], incluir una respuesta concisa a su pregunta y ofrecer más ayuda si es necesario. He aquí algunos datos sobre mi empresa: Vendemos [productos/servicios]. El tema de las preguntas frecuentes es [por ejemplo, plazos de envío, política de devoluciones, uso del producto]. Detalles a incluir en la respuesta: [insertar detalles]. El correo electrónico también debe terminar con un cierre amistoso».
Si desea que ChatGPT redacte un correo electrónico promocional, puede utilizar la siguiente instrucción:
«Me gustaría que escribieras un correo electrónico [inserta el tono: optimista, amistoso, profesional, etc.] anunciando [describe brevemente la promoción]. El correo electrónico debe terminar con una sensación de urgencia para [describa la llamada a la acción: comprar, suscribirse, etc.] antes de que finalice la promoción.»
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