Circunstancias especiales

Cree un conjunto de registros de respaldo y guárdelos electrónicamente. Mantener un conjunto de registros de respaldo (incluidos, por ejemplo, extractos bancarios, declaraciones de impuestos, pólizas de seguro, etc.) es más fácil que nunca ahora que muchas instituciones financieras proporcionan extractos y documentos electrónicamente y mucha información financiera está disponible en Internet. 

Incluso si los registros originales se proporcionan sólo en papel, se pueden escanear y convertir a formato digital. Una vez que los documentos estén en formato electrónico, los contribuyentes pueden descargarlos en un dispositivo de almacenamiento de respaldo, como un disco duro externo, o grabarlos en un CD o DVD (no olvide etiquetarlo).

También podría considerar la posibilidad de realizar copias de seguridad en línea, que es la única forma de garantizar que los datos estén completamente protegidos. Con la copia de seguridad en línea, los archivos se almacenan en otra región del país, de modo que si ocurre un huracán u otro desastre natural, los documentos permanezcan seguros.

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Precaución: el robo de identidad es una amenaza grave en el mundo actual y es importante tomar todas las precauciones para evitarlo. Una vez que ya no sea necesario conservar sus registros de impuestos, estados financieros o cualquier otro documento con su información personal, debe deshacerse de estos registros triturándolos y no desechándolos simplemente tirándolos a la basura.

 

Documentos comerciales que se deben conservar durante un año

• Correspondence with Customers and Vendors

• Duplicate Deposit Slips

• Purchase Orders (other than Purchasing Department copy)

• Receiving Sheets

• Requisitions

• Stenographer's Notebooks

• Stockroom Withdrawal Forms

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Documentos comerciales que se deben conservar durante tres años

• Registros de personal de los empleados (después del despido)

• Solicitudes de empleo

• Pólizas de seguro vencidas

• Correspondencia general

• Informes de auditoría interna

• Informes internos

• Vales de caja chica

• Etiquetas de inventario físico

• Registros de Bonos de Ahorro de Empleados

• Tarjetas de tiempo para empleados por horas

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Documentos comerciales que se deben conservar durante seis años

• Informes de accidentes, reclamaciones

• Libros mayores y cronogramas de cuentas por pagar

• Libros mayores y cronogramas de cuentas por cobrar

• Estados de cuenta y conciliaciones bancarias

• Cheques cancelados

• Certificados de acciones y bonos cancelados

• Registros de impuestos sobre el empleo

• Análisis de gastos y cronogramas de distribución de gastos

• Contratos Vencidos, Arrendamientos

• Registros de opciones vencidos

• Inventarios de Productos, Materiales, Suministros

• Facturas a clientes

• Libros mayores de notas por cobrar, anexos

• Registros y Resúmenes de Nómina, incluido el pago a pensionados

• Libros mayores de costos de planta

• Departamento de Compras Copias de Órdenes de Compra

• Registros de ventas

• Libros mayores subsidiarios

• Libros de tiempo

• Registros de viajes y entretenimiento

• Comprobantes de Pagos a Proveedores, Empleados, etc.

• Registro de vales, horarios

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​​Registros comerciales para conservar para siempre

Si bien las pautas federales no exigen que conserve registros tributarios "para siempre", en muchos casos habrá otras razones por las que querrá conservar estos documentos indefinidamente.

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• Informes de auditoría de contadores públicos y contadores

• Cheques cancelados por pagos importantes (especialmente pagos de impuestos)

• Libros de caja, planes de cuentas

• Contratos, arrendamientos actualmente vigentes

• Documentos corporativos (constitución, estatutos, estatutos, etc.)

• Documentos que justifiquen las adiciones de activos fijos.

• Andanzas

• Programas de depreciación

• Estados financieros (fin de año)

• Libros mayores generales y privados, saldos de prueba de fin de año

• Registros de seguros, informes de accidentes actuales, reclamaciones, pólizas

• Confirmaciones de comercio de inversión

• Informes de los agentes tributarios del IRS

• Revistas

• Registros legales, correspondencia y otros asuntos importantes

• Libros de Actas de Directores y Accionistas

• Hipotecas, facturas de venta

• Tasaciones de propiedades realizadas por tasadores externos

• Registros de propiedad

• Registros de jubilaciones y pensiones

• Declaraciones de impuestos y hojas de trabajo

• Registros de Marcas y Patentes

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​​Documentos personales para conservar durante un año

• Estados de cuenta bancarios

• Talones de cheque de pago (conciliar con W-2)

• cheques cancelados

• Declaraciones mensuales y trimestrales de fondos mutuos y contribuciones para la jubilación (conciliar con la declaración de fin de año)

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​​Documentos personales que deben conservarse durante tres años

• Estados de cuenta de tarjetas de crédito

• Facturas médicas (en caso de disputas de seguro) 

• Registros de servicios públicos

• Pólizas de seguro vencidas

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​​Documentos personales que se deben conservar durante seis años

• Documentos de respaldo para declaraciones de impuestos

• Informes de accidentes y reclamaciones

• Facturas médicas (si están relacionadas con impuestos)

• Registros de Propiedad/Recibos de Mejoras

• Recibos de ventas

• Embargos salariales

• Otras facturas relacionadas con impuestos

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Registros personales para conservar para siempre

• Informes de auditoría de CPA

• Registros Legales

• Correspondencia importante

• Retorno del impuesto del ingreso

• Cheques de pago del impuesto sobre la renta

• Confirmaciones de comercio de inversión

• Registros de jubilaciones y pensiones

 

​Circunstancias especiales ​

• Registros del automóvil (consérvelos hasta que se venda el automóvil)

• Recibos de tarjetas de crédito (guárdelos con el extracto de su tarjeta de crédito)

• Pólizas de seguro (conservar durante la vida de la póliza)

• Hipotecas / Escrituras / Arrendamientos (conservar 6 años más allá del contrato)

• Recibos de pago (consérvelos hasta que se concilien con su W-2)

• Registros de propiedad/recibos de mejoras (conservar hasta que se venda la propiedad)

• Recibos de venta (consérvelos durante la vigencia de la garantía)

• Registros de acciones y bonos (conservar durante 6 años después de su venta)

• Garantías e instrucciones (conservar durante la vida útil del producto)

• Otras facturas (conservar hasta que se verifique el pago en la próxima factura)

• Programas de depreciación y otros registros de activos de capital (conservar durante 3 años después de la vida fiscal del activo)